Qué es el Registro sanitario de alimentos (RGSEAA) y a quién aplica
El Registro General Sanitario de Empresas Alimentarias y Alimentos (RGSEAA) es la base de datos nacional donde deben inscribirse la mayoría de empresas y establecimientos que fabrican, transforman, almacenan, distribuyen o importan alimentos (y materiales en contacto con alimentos), si su actividad va más allá del comercio minorista. O dicho sin rodeos: si tu actividad no se limita a vender al consumidor final en un punto físico local (el típico “minorista puro”), probablemente debas inscribirte a nivel nacional. En cambio, los minoristas que venden únicamente in situ al consumidor final suelen tramitar su registro/autorización autonómica o municipal, no el nacional.
Por ejemplo, cuando montamos un e-commerce de complementos alimenticios y productos no perecederos, descubrimos que la venta online no te exime: aunque no tengas tienda física abierta al público, sigues necesitando el RGSEAA si distribuyes a otras CCAA o no eres un minorista al uso. Nosotros aprendimos que el famoso número de registro no se coloca en la etiqueta por defecto (eso suele confundirse con la marca sanitaria de los establecimientos con productos de origen animal según regímenes específicos): el número sirve sobre todo para control administrativo y para que cualquiera pueda consultarte en el registro público.
Ejemplos rápidos:
- Obrador con venta en mostrador (solo al barrio): suele ir por registro autonómico/municipal, no RGSEAA nacional.
- Almacén logístico que distribuye a toda España: RGSEAA.
- Tienda online de complementos sin almacén abierto al público: RGSEAA (mi caso).
- Fábrica de lácteos: en general, autorización sanitaria previa (además del asiento en RGSEAA).
Descargate aquí la última Guía de clasificación RGSEAA (AESAN) actualizada del 2025 en PDF.
Autorización vs comunicación previa: cómo saber qué te toca
Aquí está la bifurcación crítica:
- Autorización sanitaria previa: si manipulas productos de origen animal (lácteos, carnes, pescado, huevos) o actividades que la normativa marca como sometidas a autorización. No puedes empezar hasta que la administración autorice expresamente. Suele incluir inspección y validación del plan de autocontrol (APPCC) antes de operar.
- Comunicación previa: si trabajas sin origen animal (p. ej., complementos, bebidas vegetales envasadas por terceros, distribución de productos ya envasados sin temperatura), normalmente basta comunicar el inicio de actividad. En muchos casos, puedes empezar a operar desde que registras la comunicación (ojo: el número RGSEAA definitivo llega semanas/meses después).
Yo caía en comunicación previa: complementos (frecuente clave 26) y distribución (categoría 3 es habitual). El matiz que me salvó tiempo fue el de describir bien la actividad; la primera vez fui demasiado vago y me tumbaron el formulario. Moraleja: especifica procesos, flujos y alcance (recepción, almacenamiento, preparación de pedidos, expedición, trazabilidad, devoluciones).
Claves, categorías y actividades: el mapa para no equivocarte
El RGSEAA clasifica actividades con claves (tipo de producto/sector) y categorías (función: fabricación, importación, distribución, etc.). Elegir bien clave + categoría + actividad es medio expediente ganado.
- Claves frecuentes (orientativas):
- Complementos alimenticios: suele ser clave 26.
- Materiales en contacto con alimentos: clave específica distinta a alimentos.
- Bebidas / productos no perecederos: la clave varía según el grupo concreto.
- Categorías típicas:
- Fabricación/transformación.
- Importación.
- Distribución/almacenamiento (mi caso: cat. 3).
- Envasado/re-envasado (si procede).
Consejo muy práctico: contrasta tus códigos con la guía/autoevaluador oficial y, si dudas, no inventes. Yo tuve que ir a la fuente porque el formulario exige código exacto. También es clave alinear la descripción con esos códigos: si pones distribución, describe tus flujos logísticos, condiciones de higiene, temperaturas (si aplica), control de proveedores y trazabilidad (lotes, fechas de caducidad, retiradas).
Trámite paso a paso por CCAA
El camino es muy parecido en toda España, pero cada Comunidad Autónoma gestiona su ventanilla (sede electrónica y formularios). La lógica general:
Checklist base (España):
- Identidad digital: Certificado digital o Cl@ve. Sin esto, no empiezas.
- Tasa: paga la tasa que proceda (suele ser menor para comunicación previa y mayor para autorización). Guarda el justificante.
- Formulario: localiza el expediente correcto (comunicación o autorización) y rellena con tus claves, categoría y actividad.
- Memoria/Descripción: explica proceso con detalle (recepción, almacenamiento, preparación, expedición, control de proveedores, trazabilidad, incidencias).
- Declaración responsable: asumes que cumples y que tienes APPCC o lo implementarás en un plazo corto (en mi caso, me comprometí a tenerlo listo en ≤ 3 meses).
- Adjuntos: CIF/NIF, justificante de tasa, formulario, poderes si representa gestor, y la memoria.
- Envío telemático y acuse de recibo: en comunicación previa, normalmente puedes arrancar; el número RGSEAA definitivo podría tardar semanas o meses.
Ejemplos por CCAA:
- Comunidad de Madrid (CAM)
Tramitación fue 100% telemática. Cruciales: el pago de tasa antes de subir el expediente y la declaración responsable bien fundamentada. Error que cometí: una descripción de actividad demasiado genérica, que me devolvieron para ampliar. El sistema es ágil para comunicaciones; el número tardó, pero con el acuse pude operar (actividad sin origen animal).
Te dejamos aquí el enlace para la presentación electrónica del Registro Sanitario Industria Alimentaria en la Comunidad de Madrid. - Comunidad Valenciana (GVA)
Sede electrónica con procedimientos diferenciados. La GVA suele ser muy clara en pedir memoria técnica con diagramas de flujo (recepción → almacenamiento → preparación → expedición), plan de limpieza, control de plagas y trazabilidad. Consejo: si eres distribuidor de secos no perecederos, documenta bien cómo verificas proveedores y lotes, y cómo gestionas incidencias y retiradas.
Te dejamos aquí el enlace para la presentación electrónica de la comunicación previa del RGSEAA en la Comunidad Valenciana. - Región de Murcia (CARM)
Plataforma telemática estable y con requisitos similares. Suelen valorar que adjuntes un borrador de APPCC (o pre-requisitos: BPM, limpieza, agua, residuos, formación) para que vean que no lo dejarás para el final. Si estás en autorización (origen animal), anticipa visita y prepara registros (temperaturas, calibraciones, recepción).
Aquí tienes la comunicación previa RGSEAA (origen no animal) – Código 1754 y la Inscripción RGSEAA para origen animal – Código 3183 (POAS): sede CARM
Tip transversal: en las tres CCAA, si gestionas almacén externo o logística 3PL, deja por escrito contratos, acuerdos de nivel de servicio, condiciones de higiene del operador y cómo mantienes la trazabilidad aunque el stock físico no esté en tu oficina.
Documentación imprescindible y tasas habituales
Documentos que casi siempre te pedirán:
- Formulario oficial (comunicación o autorización).
- Justificante de tasa.
- Identificación fiscal (CIF/NIF) y, si aplica, escritura o poderes.
- Memoria descriptiva con procesos y diagrama de flujo.
- Declaración responsable (y compromiso APPCC si aún no está completo).
- Planes prerrequisito (limpieza y desinfección, control de plagas, gestión de residuos, control de agua, formación, mantenimiento).
- Contrato con almacenes/logística 3PL (si aplica).
Sobre tasas: varían por CCAA y por tipo de expediente (comunicación suele ser baja, autorización más alta). En mi caso (comunicación Madrid) pagué alrededor de 10–11 €; conozco casos de autorización con tasas en el rango decenas de euros. Antes de presentar, entra en tu sede autonómica y confirma importe y modelo de pago.
Plazos reales, inspección y qué esperar después
Con comunicación previa, la presentación es instantánea y recibes un acuse de entrada. Ahí es cuando empezamos a operar (actividad sin origen animal). El número RGSEAA tarda semanas o meses en llegar: es normal que el asiento definitivo vaya después de revisiones internas. Si estás en autorización, no podrás empezar hasta la resolución favorable; ahí prepara visita, registros del APPCC y evidencia de validación (por ejemplo, control de proveedores, formación del personal, verificación de equipos).
Tras el alta, mantén tu ficha al día: cambios de dirección, actividad, responsable o ampliación de categorías se comunican. Además, acostúmbrate a auditar tu APPCC: cuando yo lo dejé para el final, me di cuenta de que estaba corriendo detrás del expediente. Lo bien hecho es lo contrario: que el APPCC te guíe los procesos desde el día 1.
APPCC: qué exige y cómo montarlo en menos de 3 meses
No es un “papel para salir del paso”. Es tu arquitectura de seguridad alimentaria. Estructura mínima:
- Equipo APPCC (aunque seas microempresa, define roles).
- Descripción del producto y uso previsto.
- Diagrama de flujo (real y validado in situ).
- Análisis de peligros (biológicos, químicos, físicos) y medidas preventivas.
- Puntos críticos de control (PCC) o controles operativos equivalentes, con límites críticos.
- Vigilancia, acciones correctoras, verificación y registros.
- Documentación y trazabilidad: lotes, caducidades, retiradas.
Nuestro truco es empezar por prerrequisitos (limpieza, plagas, formación) y construir el APPCC iterando con la realidad del almacén y proveedor logístico. Si tienes e-commerce, detalla cómo validas proveedores, condiciones de transporte, integras lotes en tu ERP y cómo gestionas alertas o devoluciones.
Errores frecuentes que tiran tu expediente (y cómo evitarlos)
- Descripción vaga de la actividad (mi primer rechazo vino de aquí). Solución: lista procesos con verbo y detalle operativo (“recepciono palés; verifico integridad; registro lote/fecha; almaceno a Tª ambiente; preparo pedidos; sello; expido con transportista X; registro incidencias”).
- Confundir RGSEAA nacional con alta autonómica de minorista. Solución: si vendes solo al consumidor final en el local, vas por la CCAA; si distribuyes o vendes online a varias CCAA, RGSEAA.
- APPCC “para después”. Solución: arma al menos prerrequisitos y el esqueleto del APPCC antes de tramitar; te pedirá menos correcciones y te evitará sustos.
- Claves/categorías mal elegidas. Solución: contrasta códigos y alinea la descripción con ellos.
- Pensar que el número va en la etiqueta. Solución: salvo supuestos específicos (p. ej. marca sanitaria), el RGSEAA no es un claim de etiquetado.
Consultar tu número y mantener tu ficha actualizada
Una vez te asignan el número, podrás consultarlo en el buscador público del registro. Revisa que tus datos (actividad, domicilio, categorías) estén correctos. Si cambias almacén, incorporas nuevas líneas de negocio (p. ej., de distribución a importación) o abres un nuevo establecimiento, tramita la modificación. Recomendación: lleva un checklist anual de revisión (datos, APPCC, proveedores críticos, simulacro de retirada de producto).
Casos especiales: venta online, minoristas y exenciones
- Venta online: no te libra del RGSEAA si tu actividad encaja en los supuestos de inscripción. Yo opero online y fue obligatorio.
- Minoristas: si vendes solo al consumidor final en el establecimiento, no sueles pasar por el RGSEAA nacional; tramitas el autonómico/municipal.
- Marcas blancas / 3PL: si produces con terceros, deja claro quién es operador alimentario responsable en cada fase; si trabajas con 3PL, documenta condiciones e inspecciones.
Dudas rápidas (FAQs)
¿Puedo operar tras una comunicación previa?
En actividades sin origen animal, en general sí desde el acuse de presentación. El número llegará después.
¿Cuánto tarda el número?
En mi caso fueron semanas/meses. Varía según carga de trabajo y revisiones.
¿Autorización o comunicación?
Autorización suele aplicar a origen animal y actividades marcadas; comunicación a muchas de no animal (distribución de envasados, complementos, etc.).
¿El número va en la etiqueta?
No por sistema. El número es administrativo; no confundas con la marca sanitaria de ciertos establecimientos.
¿Qué pasa si cambio de almacén?
Comunícalo: cambios de establecimiento, actividad o responsable deben actualizarse.
Conclusión
El Registro Sanitario de Alimentos (RGSEAA) no es un monstruo si atacas tres frentes: saber si vas por autorización o comunicación, describir bien lo que haces (con códigos correctos) y armar el APPCC cuanto antes. Yo me llevé un “revés” por ser vago en la descripción y por aparcar el APPCC; cuando lo corregí, el camino fue mucho más fluido. Y recuerda: venta online ≠ exención, y el número no es un elemento de etiquetado habitual.